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manbetx客户端下载电子档案管理办法
来源:   作者:教育信息中心   时间:2014-12-30 10:28:19
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电子档案管理办法
(暂行)
为了加强我校电子档案管理,做好电子档案收集、归档、保管、统计、鉴定及利用等工作,更好地为学校建设与发展服务,结合我校档案工作实际,特制定本办法。
一、电子档案的管理原则
 1、学校电子档案实行集中统一管理,暂有现代技术教育中心协助收集与存贮。
 2、电子档案管理包括电子档案的收集、存贮、鉴定、归档、保管与利用等方面的工作。
 3、各处(系)兼职档案员负责各处(系)形成的电子档案的收集、积累与归档等工作。
 4、档案室负责对各处(系)电子档案的收集、归档进行指导,并负责电子档案的鉴定、保管和利用等工作。
二、电子档案归档范围
 1、各处(系)办公自动化系统中形成的各类电子公文和信息资料的备份。
 2、在教学、科研、党政管理、国际交流和校内外各类重大活动中形成的图像、图形、影像、声音及多媒体等的复制件。
 3、教师在教学科研和学生毕业设计等数据文件的复制件。
 4、各处(系)购置的各类操作系统及其应用软件的复制件。
 5、各处(系)接收外单位赠送的各类业务、管理软件的复制件等。
三、电子档案归档要求
 1、电子档案在收集归档时,各部门档案员应以档案的内容、创建时间或其他对文件进行命名或归类。
  2、电子档案采用移动硬盘等载体归档,归档的电子文件必须是最终数据信息。
 3、需要永久、长期保存的电子档案,应与电子档案版本相同的纸质版本档案一并归档。
 4、 电子档案归档后,其数据信息应在各单位计算机中或系统中保留一年时间。
四、电子档案管理要求
 1、归档电子文件移交到现代技术教育中心之后,中心制作两套,一套封存保管,一套查阅利用。
 2、接收入库的电子档案,每两年要抽检一次,抽检率不低于10%,发现问题要及时采取恢复措施。
 3、归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的环境中。
 4、储存电子档案的载体表面标明名称、内容、负责人姓名和保管期限。
五、电子档案的利用
 1、电子档案的利用范围与纸质类档案的利用范围相同。
 2、电子档案查阅和借用,按照学校有关规定执行,经归档部门领导或学院档案室批准后,向现代技术教育中心提出纸质申请,由中心向利用者提供电子档案复制件。
  3、电子档案的封存载体不得外借。
六、电子档案归档时间
 电子档案归档时间分两次,第一次主要针对上学年1月到6月的资料,时间定在6月中旬,第二次主要针对下学年7月到12月的资料,时间定在12月中旬。具体执行时间,根据学院档案室通知为准。
七、电子档案保管期限
 电子档案保管期限,按照《manbetx客户端下载档案管理办法》中的有关规定执行。
八、本办法从发文之日起实施,由现代技术教育中心负责解释。
 
 
 
                                        现代技术教育中心
                                   二〇一四年十二月二十七日
 
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